Publicatieplatform voor de Wet open overheid (Woo)

De invoering van de Wet open overheid (Woo) krijgt in 2024 verder vorm. Deze wet gaat gefaseerd in en verplicht gemeenten om allerlei informatie en stukken actief openbaar te maken. Vanaf 1 november 2024 moeten de eerste informatiecategorieën verplicht openbaar gemaakt worden. In dit artikel leggen we meer uit over de Woo en onze Woo-oplossing.

Woo-index

Om stukken te kunnen publiceren volgens de Woo zou er vanuit de landelijke overheid een systeem komen (Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI)), maar dat gaat niet door omdat de realisatie te complex was. Sinds 19 juni 2023 is er een vervanger voor het PLOOI: de Woo-index. Bij deze website kun je als overheidsorganisatie URL’s aanmelden van webpagina’s waar je informatie uit de verschillende categorieën publiceert. Als gemeente moet je zelf zorgen voor pagina’s op de gemeentelijke website of een aparte Woo-website waar je de gevraagde informatie en documenten publiceert en waar je dus naartoe kunt verwijzen. En je moet zelf zorgen voor een werkende koppeling met de Woo-index zodat de documenten die je publiceert ook daadwerkelijk doorzoekbaar zijn.

Wat publiceren?

In totaal zijn er 17 informatiecategorieën. Voor gemeenten zijn er daarvan 12 relevant:

• 1a Gemeentelijke regelgeving
• 1d Organisatie en werkwijze
• 1e Bereikbaarheidsgegevens
• 2c Vergaderstukken raad
• 2d Agenda’s en besluitenlijsten college van BenW
• 2e Adviezen
• 2f Convenanten
• 2g Jaarplannen en jaarverslagen
• 2i Woo-verzoeken en -besluiten
• 2j Onderzoeksrapporten
• 2k Beschikkingen
• 2l Klachtoordelen

Verplichte categorieën

Vanaf 1 november 2024 zijn de nieuwe categorieën Organisatie en werkwijze (1d) en Bereikbaarheidsgegevens (1e) verplicht. Voor onderdeel d maakt een bestuursorgaan actief openbaar hoe het is ingericht en welke onderdelen met welke taken zijn belast. Dit kan bijvoorbeeld door publicatie van een organogram waarin per onderdeel de taken en bevoegdheden zijn vermeld. Hiervoor hebben wij een mooie, digitaal toegankelijke oplossing bedacht. Mocht je hierin interesse hebben, neem dan contact met ons op. Het moet geen organogram zijn, het mag ook een tekst zijn die uitleg geeft. In de loop van 2025 en 2026 komen er steeds meer verplichte categorieën bij, eerst de relatief gemakkelijke en later de meer complexe.

Waar publiceren?

Informatie voor een aantal categorieën publiceer je nu ook al actief op je website en/of raadswebsite of op een landelijke website. Bijvoorbeeld verordeningen en bekendmakingen en vergaderstukken van het college en de gemeenteraad. De informatie op de landelijke websites wordt geschikt gemaakt voor de Woo-index, daar hoef je dus verder niets voor te regelen. Voor de categorieën die te maken hebben met stukken die nu al in een raadsinformatiesysteem (RIS / raadswebsite) gepubliceerd worden, komt later een besluit over hoe je die aanlevert voor de Woo-index. Daarvoor hoef je nu ook nog geen actie te ondernemen.

Onze Woo-oplossing

Vanuit CARE hebben we voor de gemeente Stein de eerste Woo-website gebouwd, met een koppeling met Sharepoint. Bekijk deze website op open.gemeentestein.nl. In de website zit een widget verwerkt met een applicatie waarmee je documenten kunt ophalen uit een map uit Sharepoint. Deze widget is ook te koppelen met andere (zaak)systemen. Per pagina waarop je de widget plaatst, kun je kiezen uit welke map de documenten opgehaald moeten worden.

Voordelen van deze oplossing

• Eenvoudige manier van publiceren.
• Controlemogelijkheid (op inhoud en anonimisering van stukken) voordat de informatie online komt.
• Maar op één plek documenten bijhouden. Dit past ook in de Common Ground gedachte. Op deze manier hoeft een organisatie geen informatie dubbel te plaatsen en beheren. Ook zijn er minder medewerkers betrokken, dat bespaart tijd en geld. Beleidsmedewerkers kunnen zelf documenten beheren, zonder tussenkomst van een redacteur.
• Documenten worden op een veilige manier opgehaald en overzichtelijk getoond op de website. Zo is de informatie altijd actueel en is er geen extra opslag van bestanden in het CMS.
• Informatie is doorzoekbaar op titel en op inhoud via de zoekmachine van de website en de Woo-index.
• Duidelijke mappenstructuur bij uploaden van informatie en zo min mogelijk werk met handmatig linkjes maken. De widget maakt automatisch linkjes naar geplaatste bestanden.
• Submap/pagina per Woo-categorie, eventueel mogelijkheid om een ‘toptaak’ per categorie in te richten op de homepage van de website.
• Koppeling aan Woo-index via afzonderlijke URL per informatiecategorie.
• Mogelijkheid tot archivering informatie.
• Statistieken bezoekers kunnen meten per pagina.
• De techniek is (technisch) digitaal toegankelijk (TPM-verklaring voor techniek).
• Deze oplossing is ook geschikt voor publicaties voor de Wet elektronische publicatie (Wep) en documenten voor de Omgevingswet.

Referentietraject VNG – koppeling Woo-index

We hebben samen met de gemeente Stein meegedaan aan een traject van VNG om een koppeling te leggen met de Woo-index voor het kunnen ‘harvesten’ (ophalen) van documenten vanuit de Woo-website op de landelijke website. Tijdens dit traject werkten we met andere leveranciers en overheidsorganisaties aan een werkende koppeling en aan verbetering van de handleiding voor aansluiting op de Woo-index. Meer over dit traject is te zien en horen in webinars in de week van 7 t/m 14 november 2024, dan is de week van Grip op informatie van VNG. Hierover hoor je later meer. We hebben nu een volledig werkende koppeling met de Woo-index als een van de eerste leveranciers in Nederland.

Hoe nu verder?

We hebben al voor verschillende gemeenten en andere organisaties demo’s gegeven. We verwachten dat we op redelijk korte termijn de volgende sites kunnen uitrollen, ook met koppelingen met andere (zaak)systemen voor het ophalen van documenten. Als er meerdere websites online zijn, start ook de doorontwikkeling, bijvoorbeeld voor het verbeteren van het tonen van informatie en sorteren van mappen/onderwerpen. Heb je nu al vragen of ben je op zoek naar een oplossing voor meerdere organisaties? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.