De ontwikkeling van CARE’s
Social Connected Intranet
en wat daaraan vooraf ging.
CARE heeft het vorig jaar gelanceerde Social Connected Intranet succesvol uitgerold bij een aantal organisaties. Daar zijn we best wel trots op! Het intranet van CARE is slim, speelt een centrale rol en maakt je werk echt makkelijker. Maar waarom eigenlijk? Hoe is ons intranet tot stand gekomen? Welk onderzoek is eraan voorafgegaan? We maken graag van de gelegenheid gebruik om daar wat interessante dingen over te vertellen.
Waarom eigenlijk Social en Connected?
Sociale functies zijn inmiddels niet meer weg te denken uit het intranet. Dat interne communicatie belangrijk is, spreekt natuurlijk voor zich. Een goed intranet biedt de juiste tools om dit te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan functionaliteiten voor discussiegroepen, projectdocumenten, of organisatienieuws. Met deze mogelijkheden kunnen mensen deelnemen en zo komt een intranet tot leven. Het is natuurlijk wel aan de gebruiker, om te bepalen hoe de tools worden ingezet.
Wat het intranet pas echt bijzonder maakt, is het ‘connected’ gedeelte. Wat bedoelen we met die mooie term? Als je bij een gemeentelijke organisatie werkt, gebruik je waarschijnlijk heel veel systemen en informatiebronnen op een dag: zaaksysteem, meldingssysteem en bijvoorbeeld de publieke gemeentesite. Die bronnen moet je allemaal openen om de voor jou relevante informatie te zien. Dat is behoorlijk onoverzichtelijk en erg tijdrovend. Volgens CARE speelt het intranet juist hierbij een centrale rol. Het intranet is de plek waar interne en externe informatie samenkomen. Zo is het bijvoorbeeld handig om info van de publieke website te zien in combinatie met kennishouders en andere interne informatie. Dan weet je meteen wie waarvoor verantwoordelijk is en hoef je dat niet uit te zoeken. Natuurlijk wil je ook HR-informatie, organisatienieuws, een overzichtelijke werkvoorraad... Kortom: de informatie die jij nodig hebt om je werk te kunnen doen, allemaal bij elkaar. Dat is ‘connected’.
Onderzoek samen met Customer Revolution
Wat is de échte behoefte van gebruikers? Welke informatie hebben mensen nodig? Welke systemen worden gebruikt? Om daarachter te komen, heeft CARE Samen met Customer Revolution, onderzoek gedaan naar de behoefte op het gebied van interne communicatie. Medewerkers van vijf organisaties, in elf verschillende functies hebben deelgenomen aan het onderzoek. Veertien medewerkers hielden vanuit een vooraf opgesteld format, een dagboek bij. Zo zijn de dagelijkse werkzaamheden heel duidelijk in kaart gebracht. Naar aanleiding van deze ingevulde dagboeken zijn interviews gehouden met alle medewerkers. Dat gaf bijzonder interessante inzichten, de behoefte en visie liepen behoorlijk uiteen!
Uiteenlopende behoeftes en toch een intranet voor iedereen?
Vanuit alle reacties zijn vier verschillende typen medewerkers gevormd: de informatiespons, de verbinding zoeker, de nieuweling en de solist. De intranetbehoefte blijkt heel sterk type-afhankelijk. Waar de een graag overal van op de hoogte is, wil de ander alleen het noodzakelijke weten en vooral functies gebruiken die het werk makkelijker maken. Naast deze types, hebben we vanuit het onderzoek vier functionele thema’s opgesteld: mensen, kennis, systemen en processen. De vier hoofdelementen van een organisatie die het intranet moet ondersteunen. Dat allemaal samen, was ons strategisch uitgangspunt. We willen de juiste kennis overdragen via de juiste verbindingen en het op die manier voor mensen makkelijker maken om hun werk te doen. Aan de hand van de thema’s en types zijn de functionaliteiten van het intranet bedacht en getoetst.
Het eerste concept is uitvoerig getest en verbeterd tot we ‘ready to launch’ waren. Vorig jaar hebben we het CARE Social Connected Intranet uitgerold bij verschillende organisaties. Uiteraard kwamen we daarbij de nodige uitdagingen tegen die we moesten zien te tackelen. Inmiddels zijn we een aantal succesvolle releases verder en we blijven door ontwikkelen. Binnenkort vindt er een gebruikersonderzoek plaats!
Bekijk meer informatie over het Social Connected Intranet van CARE!
