Hoe ga je om met content als je wisselt van intranet?

Naast alle technische veranderingen, heeft een nieuw intranet ook gevolgen voor je content. Wat doe je bijvoorbeeld met alle bestaande informatie? Wanneer je lange tijd een intranet hebt gebruikt, kan er een behoorlijke vergaarbak aan info ontstaan zijn. Flinke klus om daar doorheen te spitten! Wat wordt de nieuwe richtlijn? En hoe zorg je dan dat content op het nieuwe intranet relevant blijft? Gemeente Best heeft hier gelukkig wat goede tips voor.

1. Durf kritisch te kijken naar bestaande content

Gemeente Best is eens goed met de zwabber door de bestaande content gegaan: “Ons oude intranet leek wel een grote archiefbak van informatie en documenten... Het nieuwe intranet zagen we dan ook echt als kans om een flinke redactieslag te houden.” Ze hebben dat in Best natuurlijk wel zorgvuldig aangepakt: “Als eerste zijn we met alle kennishouders in gesprek gegaan over de inhoud van hun pagina’s. Zo hadden we bijvoorbeeld heel veel pagina’s met maar één alinea. Waar dat kon, hebben we die samengevoegd. Álle content is herschreven en ook de documenten zijn sterk teruggebracht in aantal. Dat voelde goed.” Dat kunnen wij ons voorstellen: een nieuw intranet, een nieuwe start!

2. Toets intranetcontent op relevantie

Voor wat betreft een contentplan, heeft Best het in eerste instantie niet te gedetailleerd uitgewerkt: “We hebben een grote lijn aangebracht in hoe we de structuur voor ons zagen. Die structuur willen we waarborgen door bewust na te denken over content. We stellen onszelf steeds vragen, zoals: is een bepaald bericht geschikt voor het intranet? Voor wie is het relevant? En op welke plek(ken) moet het terugkomen? Bij twijfel overleggen we binnen het webteam, de vakgroep of met het KCC. Dan hanteren we het 4 ogen principe.” Om te voorkoment dat het intranet weer een archief wordt, zijn er concrete afspraken gemaakt: "De teamleden gaan om-en-om iedere week een uurtje het CMS opschonen, zo zorgen we dat het overzicht bewaard blijft. We verwijderen dan bijvoorbeeld oude nieuwsberichten. Bij periodiek terugkerend nieuws, plaatsen we alleen nog maar een reminder met doorverwijzing naar 'weten en regelen'. Nieuws moet ook echt nieuws blijven." Dat vinden wij ook. Relevante content is ontzettend belangrijk, alleen dan komen mensen terug naar het intranet.

3. Leg de eindverantwoordelijkheid bij één team

Stel één team aan als eindverantwoordelijke voor plaatsing van digitale content: "Bij gemeente Best staan we voor een helder taalgebruik, toegankelijke teksten en een positieve tone-of-voice met zorgvuldig gekozen woorden. Door de verantwoordelijkheid duidelijk te beleggen, waarborgen we een eenduidige taal. Input van collega’s is hierbij onmisbaar, die hebben we nodig om te weten wat er speelt. Het moet alleen niet zo zijn dat iedereen zomaar berichten centraal kan plaatsen." Geef communicatie-collega's dus de regie, dat komt de boodschap en frequentie van berichtgeving ten goede.

4. Stuur de juiste content naar de juiste doelgroep

Volgens het webteam in Best is je boodschap afstemmen op je doelgroep van groot belang: "De interne boodschap moet terecht komen bij de juiste collega’s. Als je alles met iedereen deelt, dan zien mensen door de bomen het bos niet meer en komt er uiteindelijk niets meer goed aan. De groepenfunctionaliteit van het intranet leent zich bijvoorbeeld uitstekend voor decentrale content." Voor wat betreft centrale content, kun je het intranet inzetten om mailverkeer te beperken: “Vooral het aantal e-mails naar de verzendlijst ‘iedereen’ willen we verminderen. Door algemene content op het intranet te delen stimuleren we niet alleen het gebruik, ook reacties en vragen zijn meteen zichtbaar voor iedereen.”

5. Zet ook andere middelen in om te zorgen dat je boodschap aankomt

Gemeente Best heeft het CARE Intranet aangevuld met onze narrowcasting oplossing: "Feit blijft dat niet alle medewerkers het intranet zo vaak bezoeken als je zou willen. Ook die medewerkers wil je op de hoogte brengen van belangrijk nieuws. Daarvoor zijn de narrowcastingschermen echt een uitkomst! Een groot voordeel is dat je vanuit het intranet realtime aan een nieuwsbericht een tag ‘narrowcasting’ kunt hangen. Zo kunnen we snel schakelen." Best heeft de schermen bij de koffie-automaten gehangen, een goede plek waar iedereen geregeld even langskomt!

Meer weten over contentmigratie of ons Social Connected Intranet? Neem gerust contact met ons op!