Aanbestedingen: complex en tijdrovend, maar is dat nou wel nodig?
Lange lijsten van eisen waar je 'U' tegen zegt, strenge procedures waar gemeentes zich aan moeten houden en toch een andere aanpak per gemeente. Waarom zijn aanbestedingen zo ingewikkeld? En kan dat niet een stuk makkelijker? En effectiever?
Hoe begint een aanbesteding voor een gemeentelijke website?
Het hele proces begint vaak met een contract dat verloopt. Of de gemeenteraad vindt het tijd voor een vennieuwende website. De opdracht komt als project terecht bij het juiste team, dat dit oppakt. Sommige gemeenten verkennen dan eerst de markt en dat is een goed idee! Zo kom je erachter welke leveranciers er allemaal zijn en wat hun werkwijze & aanbod is. Wat volgt is een openbare of onderhandse aanbesteding, afhankelijk van de aanbestedingsregels. 'Onderhands' betekent dat de gemeente vooraf de leveranciers selecteert die een offerte mogen indienen. Een aanbesteding wordt vaak begeleid door iemand van een inkoopbureau. Die persoon focust vooral op het volgen van de procedures en niet op de inhoud. Heel belangrijk, want als er niet strikt volgens de procedures wordt gewerkt, kan een gemeente daar problemen mee krijgen.
Het aanbestedingsproces stap voor stap
Als een gemeente de aanbesteding heeft uitgeschreven, zijn er meestal de volgende stappen:
Eerste vragenronde: dé kans om als leverancier de gemeente 't hemd van het lijf te vragen over alle aanbestedingsdocumenten.
Nota van inlichtingen: in deze ronde geeft de gemeente uitgebreid schriftelijk antwoord op alle vragen van de leveranciers.
Tweede vragenronde met nota van inlichtingen: bij grote aanbestedingen krijgen leveranciers soms de mogelijkheid om een tweede keer vragen in te dienen aan de gemeente.
Offerte indienen: dit vindt plaats door alle leveranciers tegelijk, op een vastgestelde datum.
Presentatie houden: n.a.v. de offertes nodigt de gemeente een aantal leveranciers uit voor een presentatie.
Voorlopige gunning: het project wordt voorlopig toebedeeld aan de leverancier die als beste uit de bus kwam. Alle inschrijvers worden daar wel even van op de hoogte gesteld. Zij kunnen eventueel nog bezwaar kunnen indienen, als ze het met de beslissing niet eens zijn.
Definitieve gunning: na een bepaalde periode kiest de gemeente definitief de gelukkige leverancier die het project mag gaan uitvoeren.
Uitdagingen in het aanbestedingstraject
Als leverancier kun je alleen offreren op wat er gevraagd wordt door de gemeente. Dat maakt het best lastig, want de kracht van CARE is juist meedenken. We hebben vaak goede ideeën voor oplossingen waar gemeenten zelf nog niet aan hebben gedacht. Daarbij is het heel tijdrovend om een aanbestedingsdocument uit te werken. Voor gemeenten, maar ook voor leveranciers. Gemeenten zijn verplicht om de juiste procedures te volgen en daar is op zich niks mis mee. We zien echter in de praktijk, dat iedere aanbesteding toch weer anders in elkaar steekt. Er lijkt geen uniforme manier van aanbesteden, noch eenduidige richtlijnen. Gemeenten variëren bijvoorbeeld in hoeveel karakters je mag gebruiken voor antwoorden of hoe veel tijd je hebt voor het beantwoorden van een vraag in een presentatie. Juist deze continu variërende inhoud, zorgt ervoor dat uitwerken een flink karwei is.
Gestandaardiseerde inkoopprocessen zouden enorm helpen. En het proces zou nóg verder verbeteren door leveranciers eerder te betrekken. Waarom niet wat vrijblijvende gesprekken voorafgaand aan het hele traject? Dan heb je als gemeente de kans om een kijkje in de keuken te nemen. Zo krijg je een goed beeld van de actuele ontwikkelingen op het gebied van overheidswebsites. Doorgaans zijn leveranciers uitstekend op de hoogte van actuele trends en nieuwe mogelijkheden. Als je tijdig in gesprek gaat kan het je bovendien helpen je eisenlijst op te stellen. Mogelijk krijg je nieuwe inzichten waar je zelf nog niet aan had gedacht.
Wat ook kan bijdragen is in gesprek gaan met andere gemeenten die recentelijk hun website hebben vernieuwd. Vooral als het resultaat je aanspreekt. Daar kun je erg veel van leren!
We zien ook dat er heel veel eisen gesteld worden aan het CMS. En juist heel weinig eisen aan de website zelf! Beheerders die het CMS dagelijks gebruiken, hebben natuurlijk een duidelijke mening hierover. Ze weten goed wat ze missen of juist prettig vinden werken in het huidige systeem. Dat is heel belangrijk, maar is het niet effectiever om juist andersom te werken? Hoe ziet je ideale gemeentesite eruit? Wat moet die allemaal mogelijk maken voor je doelgroepen? Eerst zou iemand uit moeten werken wat er nodig is op functioneel vlak. Daarna kun je kijken wat het CMS moet kunnen om dat te faciliteren. Op die manier is het proces gericht op het beste eindresultaat.
Al met al komt er heel veel kijken bij de ontwikkeling van een nieuwe gemeentelijke website. Je wil tenslotte voor alle doelgroepen het beste resultaat neerzetten. Als jouw gemeente gaat aanbesteden, dan denken wij graag mee!