Hoe kun je voldoen aan de Wmebv?

Een nieuwe wet die in 2024 ingaat, is de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wet geeft aan dat iedere inwoner en ondernemer recht heeft op digitale indiening van formele berichten naar de overheid. Dit kan via de website of via bijvoorbeeld Facebook of Whatsapp zijn. We sloten aan bij een sessie van VNG realisatie over deze nieuwe wet.

De Wmebv is niet nieuw, al sinds 2017 wordt digitaal indienen van formele berichten naar de gemeente belangrijker, maar per 1 januari 2025 moet de wet geïmplementeerd zijn bij alle overheden.

Formele berichten voortaan online versturen

Dat betekent dat voor alle formele berichten een kanaal ingericht moet zijn waar inwoners en ondernemers iets kunnen regelen met de gemeente. Wat is een formeel bericht? Hierbij gaat het om alle aanvragen, meldingen, klachten, bezwaar, beroep, enz. die je bij de gemeente kunt doen. Denk daarbij aan alle ‘product’pagina’s op je website. Naast het online indienen via de website is het ook mogelijk om hierover een e-mail naar de gemeente te sturen.

Zorgplicht

Per 1 januari 2024 gaat hiervoor ook een zorgplicht in. Dat betekent dat de gemeente moet zorgen voor fysieke punten waar mensen achter een computer (eventueel met hulp) een formeel bericht kunnen indienen aan de gemeente. En een aandachtspunt is dat de formulieren moeten voldoen aan de eisen voor digitale toegankelijkheid.

Wat moet de gemeente doen bij de afhandeling?

Naast het beschikbaar stellen van het formulier zijn er ook eisen vanuit de Wmebv wat je met een bericht moet doen vóór ontvangst en na ontvangst:

Vóór ontvangst:

De gemeente moet een aanvraag elektronisch kunnen ontvangen (dit doe je via het bouwen van een e-formulier).
De gemeente moet de wijze van aanleveren bekendmaken (aanwijsbesluit op de officiële manier: voor welk formeel verkeer kun je hoe iets indienen).

Doe je geen aanwijsbesluit? Dan moet je alle binnengekomen aanvragen als officieel in behandeling nemen. In het aanwijsbesluit kun je afbakenen welke formele berichten je wel en niet in behandeling neemt. Maak je een nieuw formulier? Maak dat dan dus bekend dat dat er is.

Na ontvangst:

De gemeente stuurt een (automatische) ontvangstbevestiging naar de aanvrager.
De gemeente zorgt voor het eventueel doorgeleiden van het bericht (bij ontvangst op verkeerde afdeling) of stuurt een afwijzing naar de aanvrager.
Terugtonen (ergens moet beschikbaar zijn wat de aanvrager heeft gestuurd, wanneer het verstuurd is, aan wie, enz.). Hierbij moet je denken aan het downloaden van een samenvatting aan het eind van een online formulier.
Bewijzen (de gemeente moet alle communicatie bewaren, bij onduidelijkheid ligt de bewijslast ligt bij de overheid).

Daarom is het verstandig om voor zo veel mogelijk onderwerpen die onder de Wmebv vallen een e-formulier te laten maken waarin dit goed geregeld wordt.

Nazorg uitgaande formele berichten:

De gemeente moet bij de uitgaande formele berichten altijd duidelijk aangeven waar het bericht over gaat, wie de afzender is en wat de reactietermijn is.
Bij een bounce (foutmelding omdat een verkeerd e-mailadres is ingevuld) moet de gemeente de afzender traceren en het bericht eventueel opnieuw verzenden.
De gemeente moet kunnen bewijzen dat dit op de juiste manier verlopen is.

E-formulieren Wmebv

Officieel moeten voor alle producten die op de UPL-lijst staan formulieren ingeregeld worden volgens de Wmebv. Enkele tips:

Eén formulier voor alles is niet mogelijk, vanwege verschillende inlogmethoden, dan krijgen mensen ook een heel ingewikkelde vragenlijst, dus voorkeur om per pagina een formulier te maken. Eventueel bepaalde aanvragen bundelen die op elkaar lijken.
Alleen noodzakelijke gegevens en informatie vragen.
Tonen/versturen van ontvangstbevestiging regelen en alles wat erbij hoort.
Gegevens via formulier kunnen downloaden en opvragen. Maar daarbij wel voldoen aan eisen voor privacy en toegankelijkheid.
Pas je huidige, gewone formulieren ook aan op de Wmebv.
Richt een portaal ‘Mijn gemeente’ in waar de aanvrager kan inloggen en de status kan opvragen, een zaaksysteem kan daarbij ook helpend zijn.

Handreiking VNG

Er komt een werkdocument van VNG met tips voor de inrichting van de e-formulieren (een samenwerking met NL-design system). De voorbeeldformulieren zijn ook getest en getoetst met gebruikers. Met dit werkdocument kunnen gemeenten vervolgens verder zelf aan de slag.